+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие документы указываются в описи до 15 лет

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Пакет документов для организация по передачи в архив

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам Пример 1, Пример 2. Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно конечно, если дело закрыто и передано в архив. Если таких дел мало 4—5 в год , то можно составить опись за несколько лет. Форма описи дел временного свыше 10 лет хранения приведена в Приложении 16 к Правилам Пример 3.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись п. Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам — архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности п. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи п. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам Пример 4.

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу приказы распоряжения по личному составу , личных дел уволенных работников. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно.

Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам Пример 5. Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу приказами, личными делами уволенных работников и т.

Пример 4. Приказы распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т. Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30—50 уволившихся в году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке Пример 7. Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде.

Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации. Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам Пример 9. В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу Приложения 23, 24 к Правилам , на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов Приложения 14—18 к Правилам Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись.

Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании. Согласно п. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Порядок нумерации дел в описи — валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более единиц хранения п. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером.

Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам. Например: — Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер дела. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК ЭК организации п.

Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела. В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации п.

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам Пример К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие п. В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется. Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами.

Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему. Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома более страниц или толщина более 4 см. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив.

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации Пример К законченной описи обязательно составляется оглавление п.

Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:. Указатель слов составляется к законченной описи дел п. Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:.

Составляется также к законченной описи п. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также. Последний лист описи — лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется. Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей.

Реестр описей является обязательным документом архивного учета п. Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров. Экспертная комиссия ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя. Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации п.

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен п. Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения.

После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации п. Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи см. Примеры 1, 2, 4—9. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл.

Узнать больше: Составляем описи дел. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Какой принцип нумерации ФОНДОВ если разделены по структурным подразделениям , по номеру структурного подразделения или валовым методом? На основании сдаточных описей составляют описи постоянного хранения, по личному составу и временного св.

Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — Правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря года "О Национальном архивном фонде и архивах" и Законом Республики Казахстан от 7 января года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда далее — НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — архив организации.

Какие документы указываются в описи до 15 лет

Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 31 марта г. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта г. Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября г. II , ст.

Главная Документы 3. Составление и оформление описей дел Документ не применяется. Составление и оформление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

.

.

.

.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Галя

    Вопрос по поводу нахождения всевозможных городских коммуникаций на моем приватизированном участке.Я купил дом в городе.Через участок проходит газовая труба,которая идёт на другие участки.Я приватизировал участок земли под моим домовладением,но для дальнейшей реконструкции дома мне мешает газовая труба.Участок моя собственность,газ мне не нужен,труба мне мешает.Что делать? спасибо.

  2. Василий

    Снял бабу, написали расписки, сьездили к нотариусу.и при двух свидетелях не знакомых с участниками этого маразма соверш. точно дрочить проще

  3. Агнесса

    Пусть станут шире навыки и знанья,

© 2018-2021 akb-oil.ru